К примеру, после переговоров можно дополнительно (предупредив во время или в конце переговоров и при согласии клиента) выслать прайс-лист или коммерческое предложение уже озвученное, чтобы клиент мог дополнительно рассмотреть в более удобной обстановке или позже (намного позже). Факс используется как дополнение при заключении договоров по результатам переговоров.
Электронная почта хороша для дополнительной пересылки больших файлов с текстами и графикой. Обычной почтой могут пересылаться документы: договора, счета, акты. По электронной почте вы можете получать макеты рекламы в файлах, а по обычной почте – на пленках.
За редким исключением эти каналы связи используются для работы с текущими клиентами и для поддержки отношений с бывшими. Например, это могут быть поздравления клиентов с их праздниками или с общенациональными праздниками. Некоторые редакции могут посылать своим клиентам благодарственные письма, в которых им сообщается как редакции приятно работать с таким клиентом, что он стал самым крупным рекламодателем по итогам месяца и так далее. Также по факсу можно отправлять письма с напоминанием об истечении сроков оплаты с перечнем счетов, с просьбой их оплатить.
Хорошо применять переписку при невозможности использования иных каналов общения. Нередко в отношениях с клиентом случаются затруднительные ситуации. Например, клиент не оплачивает размещение рекламы и избегает контактов по телефону и встречи в офисе, тогда очень эффективной может стать общение (одностороннее) по факсу. Так, может быть написано письмо, в котором в начале будет выражаться благодарность клиенту за сотрудничество и надежда на, то что сотрудничество клиента с вами настолько же приятное, уверенность в том, что клиент принял правильное решение, разместив рекламу в вашем издании. И только потом в письме будет сказано, что к сожалению он еще не произвел оплаты и редакция надеется, что это произойдет в ближайшее время.
Таким письмом вы показываете тональность своего дальнейшего общения по телефону или в офисе – клиент мог предполагать скандала и давления с вашей стороны. Что более важно, этим письмом надо еще раз убедить клиента, что он не зря купил рекламу в вашей газете и именно за эту сумму – клиент мог разочароваться в ранее принятом решении и по этой причине избегать, откладывать как можно дальше исполнение своих обязательств по оплате покупке.
Цель такой переписки – если не устранить появившиеся проблемы, то как минимум показать вашу мирное отношение к создавшейся ситуации, внести ясность в ожидания клиента и заложить основу для разрешения конфликта.